アイドルと自己改善と大学生活と・・・

好きなアイドルや、読んだ本、自己改善の方法や大学生活のことに関する記事を書いています.

「先延ばし」がなくなるノート術を読んで、先延ばしをなくそう①

 こんにちは

 

 

皆さんの中で、 

 

全てのタスクを同時にこなそうとして、

結局全てのタスクが中途半端になってしまう

 

なんて経験のある人はたくさんいると思います.

 

 

確かに自分も、やることが

たくさんあるときに

 

どれから手をつければいいのかが

わからなくなり

 

あせってしまうということは多々あります.

 

そして、このような状況が続くと

沢山のタスクを任されると、いやになり

 

その結果「先延ばし」になってしまいます.

 

 

よく大学のサークルで

「お前は相変わらずマルチタスクが

できないな」と

先生から何度も言われてきました(自分が大っ嫌いな先生です)

 

 

 

最近、「先延ばしがなくなるノート術」

という本を読んで

 

どうすれば効率的に今あるタスクを

片付けることが出来るのかを学んだので、

 

自分の理解を深めるためにも、

皆さんにアウトプットという形で

紹介していこうと思います.

 

 

この記事では

  • 効率的にタスクをこなしていく方法を
  • 自分と同じように時間の使い方に苦労している人向けに
  • その人が、今までより効率的にタスクを完了できるように

紹介していきます.

 

 

 

 

 

 

 

 

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先延ばしがなくなるノート術

 

この本には、

「人間というものは、目の前の1つのことしか集中できない生き物で複数のことを同時に必ずマルチタスクはそもそも効率が悪い.」

 

ということが書かれています.

 

 

なので、複数のタスクがあるときは

全てを同時にこなしていくのではなく

 

しっかりとやる順番を決めて1つずつ

こなしていくほうが効率がいいのです

 

このやる順番は優先順位と

言い換えることもできます

 

 

次からは、物事の優先順位の

つけかたについて書いていきます

 

 

 優先順位をつける

 

優先順位を付ける際には、

  • タスクの全体像を把握する
  • そもそもどのように優先順位を決定するのか?
  • 決めた優先順位をどのようにこなしていくのか?

 

を把握して知ることが重要です.

 

 

タスクの全体像を把握

 

やるべき方が沢山あるのに、

すぐに取り掛かることのできない人には

 

「自分のタスクの全体像を把握できていない」という共通点があります

 

例えば、自分が大学の工場で部品の

製作をするとします

 

その時には、

  • 図面

  • 納期

  • 加工法の知識

など必要となる情報があります

 

しかし、先延ばしにしてしまう人は

その仕事を完了させるための全体像が見えていないので

 

事前に何が必要なのかをしっかり把握せずに

 

いざ、その仕事をやる時に必要なものがないことに気づいて

 

スムーズにタスクを行うことができないのです.

 

 

 

また、全体像を把握していないということは、

  • タスクの大きさに気後れして、なかなか手につけ始めない

  • 逆にタスクの大きさを把握できずに、期限内に終わらない

 

ということが起きてしまいます

 

 

このような状況を回避するためには、

どうしたらいいかというと

 

ズバリ、自分がこれから行おうとしている

タスクの「見える化」をすることです

 

 

 

 

優先順位の決め方

 

優先順位を決める際には

  • 緊急度
  • 重要度

という2つの指針があります

 

この2つの指針から

  1. 緊急度が高く重要度も高い仕事
  2. 緊急度は高いが重要度は低い仕事
  3. 緊急度は低いが重要度は高い仕事
  4. 緊急度も重要度も低い仕事

の4つに大別されます

 

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次は、優先順位を決定した後にどのように

それらをこなしていけばいいのかを紹介します

 

 

 優先順位のこなし方

 

 優先順位というのは、当然ながらその順位を決めるだけでは不十分で

それらをどのようにこなしていくのかも同じように大切な要素になります.

 

当然、緊急度の高い仕事は上にきますが

緊急でなくても重要な仕事も大切です

 

緊急でないことというのは、たくさんの人が

後回しにしがちなので早くこなすことで周りと差をつけることができるからです.

 

 

以上のことから、自分が目標にしていることに対して

 

今の自分はどのように今あるタスクをこなしていけば良いのかを考えましょう.

 

 

 

 

タスコンノートを活用して、タスクの見える化を

 

タスコンノートとは?

 

タスコンノートとは、

 

タスクコンプリートするためのノートです.

 

このノートを活用することにより、

今までどのようにこなしていけば良いのか悩んでいたタスクを

整理して、効率的にこなしていくことが出来るようになります.

 

次からは、そんな便利なタスコンノートの作り方を紹介します.

 

 

 

必要な道具

 

タスコンノートを作る際に必要な道具は

  • 紙・・・A4用紙を4分割で使用
  • ペン・・・基本的に色は自由
  • 付箋・・・14mm×75mmで複数の色がある物
だけです.
 
付箋の色分けは、この本では
 
  • ピンク→緊急度・重要度が共に高いタスク
  • 黄色→緊急度はそれほど高くないが、重要度が高い仕事または緊急度・重要度共に高くないがいつかやらなければならないタスク
  • 青色→仕事以外のプライベートなタスク

というふうに分けています.

 

 

そうしたら

  • タスクにかかる時間
  • タスクを実行するために必要な情報
  • タスクにかかる時間から、1日にどのくらいの時間それを行うか

を書き出します

 

そうすることにより、

  • 全体像の把握
  • 前もって準備が必要な資料の準備

をスムーズに行うことができます

 

 

 

 作り方

 

作り方ですが、

時間帯で4区分に分けます

 

 

最初は、午前・午後・夜・予備の4区分がオススメらしいですが慣れてきたら自分にあったものに変えていきましょう

 

 

次に、先ほど作った時間帯の下に

その時間帯にしなければならないタスクを先ほど決めた優先順位に従って付箋などに記入して貼り付けます

 

 

 

このように、タスコンノートを作ることにより

その日にやることが見える化されるので

 

作業効率が良くなります

 

タスコンノートを作る際には、予定を詰め込み過ぎず

ある程度の余裕を持つことが大切です

 

 

これを作る時間帯ですが

前日の夜に作ってしまいましょう

 

朝掟からの2~3時間というのは、一番頭の働きが活発な時間帯なのでその時にその日の予定を立てていると

 

その分だけ、頭が活発になる時間は減っていきます

 

他にも、前日のうちに次の日の予定を確認することで作業の流れを確認することもできるため

その分スムーズに進めることができます

 

なので、前日のうちに次の日の予定を作っておいて

 

朝から余裕を持って作業をしましょう

 

 

最後に、タスコンノートに書いた予定を完了したら付箋の文字をペンで消しましょう

 

そうすることで、達成感を味わうことができモチベーションにつながります

 

 

 

マンスリー型よりウィークリー型の手帳を

 

手帳を使用して、予定の管理をしている人は多いと思いますが

 

その時には、マンスリー型ではなくウィークリー型の手帳を使いましょう

 

マンスリー型よりウィークリー型が優れている点は

  • 一週間の予定を一度に確認できる

ということで

空いている時間もすぐに把握することができます

 

 

Googleカレンダーなどで管理しても良いですが、

続けることが大切です.

 

 

 

朝の時間を有効活用する

 

先ほども説明したように、朝起きてからの2~3時間は一日の中で一番頭がさえている時間帯です.

 

なので、いつもより早起きをして重要なタスクを朝に済ませてしまうことが効率的です.

 

 

集中できる環境を作る

 

メールの着信や、SNSの通知は簡単に私たち集中力を奪ってしまいます.

 

さらに一度集中力が途切れてしまうと想像以上に集中状態に戻ることは難しいと言われています.

 

なので携帯の通知を切って鞄の中にしまうなど集中できる環境作りをしましょう.

 

 

 

 

 クレンジングノートで心のもやもやを書きだそう

 

タスコンノートの次は、クレンジングノートというものを書いてみましょう

 

 

クレンジングノートとは?

 

クレンジングノートとは、化粧を落とすように

心にあるもやもやを落とすためのノートです.

 

 

必要な道具

必要な道具は

  • A4の紙
  • ペン

だけです.

 

 

 

 作り方

 

まず、A4の紙を用意して底にそのときに思っていることを何でも良いので書き出します.

  • 最近仕事でいやなことはあったか?
  • 私生活でいやなことはあったか?

 

などといった感じで、自分に問いかけを繰り返して

それに対する自分の回答を紙に書き出していきます.

 

このノートを書く際に重要なことは、

誰にも見られない状況で書く

 

ということです.

 

 

周りの目があると、そのときの自分が思っていることを全て書くことが出来ませんからね

 

 

適切なマネジメントを

 

タスコンノートを使用することの他にも、現在の自分の時間の使い方を見直すと言うことは大切なことです.

 

毎日の行動を、何時からどんなことを行ったのかを書き出し

そのタスクが適切な時間に行われているのかを確認しましょう.

 

 

文章の読み込みやアイデアを考えるなどの集中力を要する仕事は朝に

メールの返信や勉強の暗記物などは隙間時間や夜に行うことが効率的です.

 

 

最後に

 

今回は、

  • 優先順位の決め方
  • タスコンノート・クレンジングノートの作り方

を紹介しました.

 

この二つを行うだけでも、今までのタスクをスムーズにこなすことが出来るようになるのではないでしょうか.

 

 

次回は、会議やミーティングの時に役に立つ

トリニティノートについて紹介していきたいと思います.